El mantenimiento de registros para datos de plagas dependerá de factores como la cantidad de datos, el conocimiento técnico del personal, las capacidades informáticas de la institución, etc. El mantenimiento de registros puede variar desde una lista simple, una hoja de cálculo de MS Excel, una base de datos personalizada o un sofisticado programa de seguimiento (SIG/GIS). La clave es desarrollar un sistema que sea sostenible con los recursos de la institución y que permita almacenar y rastrear los datos de manera significativa, ya que incluso un solo año de monitoreo de plagas puede terminar creando una gran cantidad de datos.

La comunicación efectiva y el informe de datos de MIP deben ser una parte integral de la razón por la cual mantenemos informes y analizamos los datos de monitoreo de plagas. Para respaldar los esfuerzos de manejo de plagas, después de un monitoreo cuidadoso, es importante compartirlos con personas específicas dentro de la institución para presentar y comunicar mejor sus datos. Dependiendo de la audiencia con la que se esté comunicando, el objetivo de presentar datos de MIP puede cambiar. Las diferentes partes interesadas tendrán diferentes formas de captar la información que usted le comparte y se debe considerar una selección de visualizaciones de datos.

Recursos:

MuseumPests agradece la colaboración con programadores y codificadores interesados en utilizar nuestra información para crear herramientas que sirvan a la comunidad del patrimonio cultural. Las herramientas desarrolladas con el trabajo de MuseumPests (MP-WG) se enumeran aquí:

• ZPest Tracker – es una herramienta en línea que sigue las recomendaciones del grupo del MP-WG para rastrear plagas. El objetivo de mantener la documentación e información es usarla para mantener un programa MIP exitoso.  Es un reemplazo del programa Zpest original. Corre  en multiplataformas en la mayoría de los dispositivos.

Para instituciones interesadas en desarrollar su propia base de datos:

• El documento Database Field List fue creado por miembros del MP-WG para identificar los campos de datos que son más importantes para el seguimiento de los datos de observación de plagas en una nueva base de datos de plagas. Los campos se han dividido en cuatro categorías: obligatorios, sugeridos, opcionales y no recomendados. Debe recordarse que cada institución tiene diferentes necesidades y objetivos, por lo que a medida que diseñe su base de datos, su tarea será seleccionar los campos que se ajusten a las necesidades de su institución. También puede incluir campos que no se encuentran en esta lista, pero recuerde que el mantener su base de datos simple, aumentará su utilidad.

Para ver lo que otras instituciones han estado haciendo para registrar y esquematizar sus datos del MIP, dé un vistazo a algunas de las siguientes presentaciones:

• Mapping Museum Pest Activity: A Review of the development of KE EMu to be a generally applicable tool for pest management Presentación PowerPoint presentada por el personal del Natural History Museum, Londres en la conferencia 2011 Pest Odyssey.
• What’s Inside the Building Envelope? Bugs: A Practical Approach to Managing Pest Control Data La presentación en PowerPoint realizada por personal de los museos American Museum of Natural History y National Museum American Indian parte de la Institución Smithsonian en la Reunión Anual del 2003 de la Sociedad para la Preservación de las Colecciones de Historia Natural (SPNHC por sus siglas en inglés). La presentación discute el desarrollo del  programa  de una base de datos de plagas.  La base de datos de Access registra y presenta datos de los programas de captura del MIP de los museos. Además, la presentación describe la búsqueda de códigos de barras y herramientas de escaneo para hacer más eficiente el ingreso de datos.
• New Tools to Manage Urban Pests in a Museum Environment: Automating Data Collection & Reporting to Promote Urban IPM es una presentación en PowerPoint realizada en la reunión anual de SPNHC en 2004 en la ciudad de Nueva York, que examina el uso de las nuevas tecnologías en el Riverside Municipal Museum. Incluye la automatización del proceso de monitoreo de plagas, facilitando la transferencia de datos y simplificando así la práctica deI MIP.
• The Riverside Municipal Museum siguió su presentación de 2004 con el póster A GIS Tool for Interpretation of Pest Monitoring Data in a Museum Environment que presenta su trabajo con estudiantes graduados de la Universidad de Redlands para explorar formas en que la tecnología de Sistemas de Información Geográfica (SIG/GIS) puede ayudar a automatizar importantes funciones interpretativas y analíticas de los museos.
• El museo de Texas Tech University presentó un documento titulado GIS as a Method for Improving IPM en la Reunión Anual de 2002 de SPNHC. El documento presenta por qué un programa de MIP debe incluir informes detallados y consistentes de todos los organismos potencialmente dañinos observados en y alrededor de las áreas de colecciones y cómo el SIG/GIS puede ser útil para ver los datos y conceptualizar más fácilmente las tendencias y / o áreas problemáticas tanto potenciales como existentes.
• Data Collection Methods for Integrated Pest Management: A Comparison of Direct Daily Observation and Pest Trapping Institution: Texas Tech University (resumen).